Un système de suivi des candidats peut permettre d’améliorer votre processus d’embauche. 

Le renouvellement du personnel peut avoir une forte incidence sur les résultats financiers d’une entreprise. Le départ d’un employé coûte entre 6 à 9 mois de son salaire. L’embauche de nouveaux employés peut causer de nombreuses pertes, que ce soit en temps opportun, en productivité ou même en argent…

Pour comprendre cet investissement, il faut prendre en compte tout ce qui entre dans la recherche de nouveaux employés. Cela passe par la rédaction de la description du poste, l’affichage de l’offre, le suivi de chaque demande, l’appel et le retour des candidats mais également la tenue d’entrevues. Et même lorsque que vous trouvez votre candidat préféré, rien ne vous garantit que celui-ci acceptera l’emploi.

 

L’implication en temps et en argent peut alors rapidement s’additionner, surtout si votre processus d’embauche se fait manuellement.

 

C’est pourquoi, comme 98% des entreprises du classement Fortune 500, de plus en plus de petites et moyennes entreprises se tournent vers des Systèmes de Suivi des Candidats (SSC). Leur mission : gérer les procédures d’embauche. Le simple fait d’apporter ce changement peut aider les entreprises de toutes tailles à doubler leur efficacité. Mais, ils permettent aussi de meilleurs candidats afin de se doter des plus grands talents.

 

Mais alors, qu’est-ce qu’un Système de Suivi des Candidats (SSC), aussi communément appelé Applicant Tracking System (ATS) ? Découvrez son fonctionnement et les différents types de plateformes d’SSC disponibles aujourd’hui.

 

Comment le système de suivi des candidats a débuté ?

 

Auparavant, les entreprises affichaient leurs propositions d’emploi dans les journaux. Suite à cela, les candidats faxaient leur CV et lettre de motivation. Enfin, les responsables des ressources humaines les imprimaient, analysaient les informations à la main et conservaient le tout dans des dossiers papier.

 

 

Puis, arrive Internet au milieu des années 1990. Dorénavant, les candidats peuvent répondre à des offres d’emploi visibles sur des sites spécialisés tel que Monster ou LinkedIn. L’interaction est directe et à travers des ordinateurs. Grâce à ces sites, les employeurs peuvent rejoindre des réseaux entiers de nouveaux candidats.

 

Mais, du jour au lendemain, des « systèmes de recrutement électronique » ont commencé à apparaître. Leur objectif ? Aider les employeurs à réaliser une sélection numérique des candidats et stocker les demandes au même endroit. Ces systèmes ont ainsi évolué pour devenir de diverses plateformes de SSC, utilisées par des millions d’entreprises aujourd’hui.

 

Quel impact le système de suivi des candidats peut avoir dans votre entreprise?

 

Il n’est pas exagéré de dire qu’utiliser un SSC peut radicalement changer la manière dont vous recrutez vos employés. En moyenne, grâce à ces systèmes, une petite entreprise de 8 employés peut économiser 10000$ soit un peu moins de 9000 €.

 

En plus d’augmenter votre bénéfice, le SSC permet une meilleure efficacité, productivité et qualité des embauches. 83% des professionnels du recrutement expliquent que l’utilisation d’un SSC leur a permis d’embaucher plus rapidement et 78% qu’il leur a permis de recruter de meilleurs candidats.

 

Comment le système de suivi des candidats améliore l’embauche à chaque étape du recrutement de nouveaux employés?

 

L’ affichage

 

Qui n’a pas déjà utilisé plusieurs feuilles de calcul sur son bureau pour chaque poste à pourvoir ? Et redouté de les mettre à jour ? Avec un système de gestion des candidats, vous pouvez créer des offres d’emploi pour chaque ouverture de poste et voir tous ceux qui sont libres au même endroit.

 

Le partage

 

Un SSC s’assure également que vos offres d’emploi soient bien visibles. Ils partagent les ouvertures de poste sur Facebook, Twitter ou par un lien direct pour commencer à recueillir des demandes. Certains sites d’offres d’emploi offrent également des intégrations personnalisées avec différentes plateformes de SSC. L’objectif est de faciliter la présentation des candidatures.

 

La demande

 

Les plateformes de SSC permettent aux candidats de postuler à partir de n’importe quel appareil. Cela est crucial car selon une enquête de RegionsJob, 39 % des chercheurs d’emploi utilisent leur smartphone pour regarder les offres. De plus, 22 % s’en servent pour également consulter les offres mais AUSSI pour postuler. En plus des applications, votre SSC peut également vous aider à télécharger manuellement tout candidat sans rendez-vous.

 

Le suivi des candidats

 

Plus de dossiers. Toutes les demandes sont automatiquement téléchargées dans votre SSC, de sorte que vous pouvez facilement jeter un coup d’œil aux nouveaux CV et choisir lesquels partager avec les membres de votre équipe.  Le SSC vous permet, à vous et à votre équipe, de voir quels candidats doivent encore être interviewés. Vous pouvez également ajouter des commentaires à la demande de chaque candidat, au fur et à mesure que vous l’examinez.

 

L’embauche

 

Lorsque vous devez prendre votre décision finale, votre SSC vous aide à comparer les candidats en fonction de leurs embauches précédentes. Il vous permet de repérer des signes suspects comme la disponibilité ou les antécédents professionnels.

 

Une fois votre décision prise, vous pouvez informer votre candidat préféré des prochaines étapes. Les autres candidats sont automatiquement prévenus que le poste n’est plus à pourvoir.

 

 

D’ailleurs, certaines plateformes de SSC peuvent s’intégrer à votre planning actuel. Grâce à elles, vous avez déjà dans votre système les informations sur vos nouveaux employés, ce qui vous facilitera leur ajout au sein du planning actuel.

 

En tout, il existe plus de 200 types de Système de Suivi des Candidats. D’ailleurs, les experts prédisent que, d’ici 2023, ce marché vaudra plus de 1,81 milliard de dollars aux Etats-Unis.  Cela peut donc prendre du temps pour trouver le bon SSC adapté à votre entreprise.

 

Autres points à prendre en considération lors du choix d’un système de suivi des candidats

 

Le prix

 

Le prix d’un SSC/ATS peut varier de plusieurs centaines de milliers d’euros. Toutefois, le coût moyen de ces plateformes pour une entreprise de moins de 10 employés est d’environ 3000$ par année, soit environ 2650 €. Les prix peuvent dépendre de plusieurs facteurs tel que le type de plateforme, le nombre d’utilisateurs, le niveau de soutien…

 

Il existe aussi des SSC libres donc sans frais supplémentaires. Mais vous aurez besoin de compétences techniques pour gérer et écrire le code du système.

 

L’expérience des employés

 

Si un logiciel est difficile à utiliser, les employés ne voudront pas s’en servir. L’objectif du SSC est justement de simplifier le processus d’embauche et non de le compliquer. Il ne faut donc pas que celui-ci ralentisse votre équipe. Lorsque vous en sélectionnez un, assurez-vous donc que celui-ci soit convivial et facile à utiliser.

 

L’expérience des candidats

 

Vos employés ne seront pas les seuls à se servir de votre SSC. Ce dernier sera également utilisé par vos candidats. Un SSC maladroit ou difficile peut pousser les meilleurs candidats à ne pas postuler. Il n’y a donc aucun doute à dire que votre processus de recrutement a un impact à long terme sur votre entreprise.

 

D’ailleurs, 53% des candidats ne recevraient pas de réponse ou rarement de la part des entreprises suite à leur demande d’emploi. Ne pas avoir de nouvelles après avoir répondu à une offre peut rendre négative l’opinion faite sur l’entreprise.

 

L’intégration

 

Au-delà de la facilité d’utilisation pour les employés et les candidats, vous devez vous assurez que votre SSC s’intègre bien à vos outils actuels. Il ne doit pas ajouter de travail supplémentaire. De nombreux SSC se connectent aux réseaux sociaux, aux mails et/ou aux stockages de fichiers comme Google Drive et Dropbox. Veillez donc à choisir le système le plus compatible avec vos ressources de recrutement.

 

Comment être sûr d’avoir besoin d’un système de suivi des candidats?

 

 

Investir dans un Système de Suivi des Candidats est une décision que vous pouvez prendre en vous posant les questions suivantes :

 

• Combien d’heures par semaine consacrez-vous (ou vos employés) à télécharger, poster et partager de nouvelles offres d’emploi sur des sites en ligne ou sur les réseaux sociaux ?

• Combien de temps passez-vous à communiquer avec le personnel au sujet des candidats ? Et de combien de manières différentes ?

• À quelle fréquence examinez-vous les CV et combien de temps cela vous prend ?

• Par candidat, combien de temps mettez-vous pour saisir et organiser les informations collectées sur eux ?  

• Combien de temps par semaine consacrez-vous au suivi des candidats et à l’organisation des entrevues ?

• Quel est votre taux de turnover ? Et dans quelle mesure êtes-vous satisfait de la qualité de vos embauches ?

 

Si vous n’êtes pas certain de vos réponses, examinez au plus près votre processus d’embauche. Voyez si vous pouvez établir une moyenne du temps qu’il faut à votre entreprise pour recruter un nouvel employé.

 

Les propriétaires de petites entreprises consacrent 40% de leur journée à des tâches non génératrice de revenus comme l’embauche de nouveaux employés et la gestion de paie. Cela peut sembler anodin, mais même taper votre adresse professionnel vous fait perdre un temps précieux. Pensez au temps que vous gagneriez si certaines de vos tâches étaient automatisées.

 

Utiliser un Système de Suivi des Candidats vous fait gagner du temps. Il peut donc vous apporter une meilleure qualité des candidats, des cycles d’embauche plus courts et donc davantage de nouveaux employés au travail.

Enfin, une fois la perle rare trouvée et embauchée, conservez les bonnes pratiques et maintenant une motivation au top!

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